Les 8 erreurs à éviter quand vous choisissez votre logiciel de caisse

Vous ouvrez votre magasin prochainement. L'algorithme de Google et Facebook s'en est bien aperçu, et il commence déjà à vous envoyer des publicités en rafales pour des systèmes de caisse enregistreuse. Vous jetez alors un oeil à tout ce qui se fait, et comprenez rapidement que choisir la votre ne va pas être chose aisée, au vue de tous ces choix. Alors vous continuez de naviguer sur les offres, en espérant tomber finalement sur celle qui vous conviendra, pour enfin passer à autre chose. Pour vous soutenir dans cet effort de recherche inévitable, nous avons décidé de vous aider en vous dévoilant les 8 erreurs que vous devez absolument éviter de faire quand vous choisissez votre logiciel de caisse.

Je suis Maxime Durand, l'auteur de cet article, CEO de Wanapos (un système de caisse sur iOS dont je ne vous parlerais qu'à la toute fin) et de ma longue expérience acquise dans le milieu des logiciels de caisse, je vais pouvoir vous donner mes meilleurs conseils, pour au moins éviter les principaux pièges dans lesquels vous pourriez tomber.

La souscription au système de caisse est rarement une chose à laquelle on aime prêter du temps, et vous pourriez vite être tenté de vous jeter sur le premier service qui vient, ce serait une grave erreur. Toute boutique qui ouvre bientôt devrait lire cet article avant de faire son choix. C'est parti, passons au peigne fin les erreur à éviter.

Cet article existe également en vidéo 😉 :

1. Choisir sa caisse seulement quelques jours avant l'ouverture.

Allez on commence par la première erreur. Vous êtes quelqu'un de prévoyant et il ne vous passerais jamais par la tête de trouver la caisse au dernier moment ? Tant mieux, car c'est quelque chose qui arrive malheureusement très fréquemment. A l'ouverture d'une boutique, on peut rapidement se laisser déborder avec les travaux, les achats, la mise en place, et oublier ce détail très important qu'est la caisse enregistreuse. Si vous ne calez pas un moment précis pour vous en occuper, cela aboutit à une situation où vous choisissez dans l'urgence, et c'est à ce moment là que vous êtes le plus susceptible de faire le pire choix de votre future système d'encaissement / gestion de stock !

Surtout qu'il n'y a pas que la caisse en elle-même. Déjà effectivement il faut tout de même compter quelques jours pour recevoir le matériel et le mettre en place, mais il y a également tout le référencement informatique des produits à prévoir, les stocks à rentrer, éventuellement la sortie des étiquettes codes-barres, le fait de s'entraîner, et j'en passe... bref, vous comprenez qu'il vaut mieux être prévoyant pour ne pas vous retrouver dans une situation délicate, et vous y prendre au minimum plusieurs semaines avant l'ouverture est déjà une bonne chose à faire !

2. Choisir un système de caisse pas adaptée à son activité.

Celle-ci, c'est malheureusement une erreur que je vois assez souvent. En choisissant un logiciel de caisse qui n'est pas adapté à ce que vous faite, vous allez partir au casse-pipe à coup sûr.

Toutes les caisses ne sont pas les mêmes, elles sont pour la plupart du temps orientées métier. Le système de caisse d'un restaurant n'est par exemple pas le même que celui d'une boutique de prêt à porter. Ce n'est pas parce qu'un pote restaurateur vous dit qu'il a pris récemment une super caisse tactile et qu'il en est satisfait, qu'il faut vous jeter dessus ! Les fonctionnalités d'une caisse pensée pour les boutiques ne sont absolument pas les mêmes : avec par exemple la gestion des stocks, des codes-barres, des tailles/couleurs, collections etc... enfin adaptées à votre activité. A chaque activité sa propre caisse !

D'ailleurs, si vous tombez sur des logiciels qui disent couvrir la quasi totalité des types de commerce, je vous conseille fortement de vous méfier. Moins les systèmes ne sont spécialisés, forcément moins ils ne sont adaptés. Plus vous prenez une solution spécialisée dans ce que vous faites, mieux ce sera.

Même si éviter cette erreur semble évident à première vue, je l'ai ajouté dans la liste de celles que l'on peut faire en choisissant sa caisse, car je la vois réellement assez régulièrement. Je vois en effet souvent des boutiques se tromper, et quelle perte de temps par la suite... faites le bon choix dès le départ !

3. Se tromper d'époque.

Vous voyez ce genre de caisse aux allures des années 80 :

Vous pourriez être tenté de vous débarrasser du problème en choisissant ce type de caisse. Mais nom de Zeus Marty, on est en 2024 !

Ce type de caisse c'est bien éventuellement en dépannage (et encore je suis effaré de voir le prix de certaines...), il ne faut malheureusement pas espérer grand-chose de ces caisses au niveau des fonctionnalités. Ces caisses là, c'était bien à une certaine époque, il y a des choses beaucoup plus modernes, plus fonctionnelles et et plus évoluées en tout point. En tout cas pour une boutique de vente au détail ce sera pas du tout adapté. Pourquoi ne pas retourner au papier crayon tant que vous y êtes ! Je plaisante, mais ça existe encore de nos jours, seulement par méconnaissance de ce qui se fait aujourd'hui, ou par la crainte infondée de ne pas réussir à utiliser un système plus moderne. Je souhaite casser cette croyance limitante, et j'écrirai surement un article sur le sujet.

4. Ne pas essayer son logiciel de caisse avant de souscrire.

Testez, testez, et encore testez !

Tous les logiciels de caisse ne se valent pas. C'est important d' essayer un système au maximum avant de l'adopter. Dès qu'il y a un mode démo inscrivez-vous, utilisez le, il vous faut vraiment pousser le système à fond. Encore mieux, faites vous une liste en amont des fonctionnalités avant tout essentielles pour vous. Ensuite prenez le soin de vérifier que la solution sur laquelle vous jetez votre dévolu réponde à tous ces besoins. Ce n'est pas une fois que vous aurez souscrit que vous allez constater qu'une fonctionnalité essentielle manque à l'appel, alors que vous pensiez "qu'elle y était forcément".

D'ailleurs méfiez-vous de tous les logiciels de caisse qui ne proposent pas de pouvoir essayer avant de souscrire, c'est totalement à bannir !

Au delà de cela, votre solution de caisse / gestion de stock / gestion de magasin, c'est un outil que vous allez vraiment beaucoup utiliser au quotidien, il est donc super important que vous soyez à l'aise avec. Il faut à tout prix qu'il vous plaise, et pour ça il y a pas de secret, encore une fois, il faut l'ESSAYER !

5. Ne pas s'engager.

On arrive maintenant à une des plus grosses erreurs que vous pourriez faire, et celle-ci peut avoir des conséquences plutôt regrettables. S'il y a bien une chose de certaine et simple à retenir : NE VOUS ENGAGEZ PAS !

En ce qui concerne les offres de caisse avec engagement, leur stratégie est simple, vous appâter avec des offres dégressives. Plus vous vous engagez longtemps, et plus le tarif semble intéressant. Ne cédez surtout pas à cette tentation !

En fait c'est très simple, si vous signez, vous voilà marié avec cette société. Demain vous trouvez un système de caisse beaucoup mieux ? Vous voilà bloqué. La qualité du service proposé ne vous convient plus ? Trop tard vous êtes pieds et poings liés. Combien de commerçants nous avons venant nous voir, très heureux d'avoir découvert notre application, mais qui sont incapables de pouvoir signer, car engagés sur des durées folles avec un logiciel de caisse qu'il ne peuvent plus se voir en peinture ! Je vous garantie que j'en ai très régulièrement. Et c'est à ce moment là en général qu'ils découvrent tristement que le contrat signé est particulièrement bien ficelé pour n'avoir aucune échappatoire, avec à la clé, des mois voir des années de perdues. En tout cas, vous ne direz pas dire que je ne vous ai pas prévenu !

6. Ne pas tester le service client avant de se lancer.

Allez on passe maintenant à un autre petit point sur lequel vous devez être vigilant, c'est de bien tester le support client avant de souscrire. Le petit conseil que je vais vous donner est le suivant : faites comme si vous étiez déjà client auprès de la société auprès de laquelle vous souhaitez souscrire. Par exemple si vous testez leur mode démo, mettez vous dans la peau d'un de leurs clients. Essayez ensuite de simuler un problème de caisse, en imaginant que c'est une journée de vente classique pour vous, et que vous seriez vraiment bloqué en attendant une intervention de leur part. Appelez leur service, observez bien en combien de temps il vous dépannent et la qualité de leur assistance, ça vous donnera déjà une bonne idée de leur support et des moyens qu'ils mettent à votre disposition pour vous aider en cas de problème.

Si leur service client n'est pas accessible avant de souscrire, voilà une belle raison de passer au prochain prestataire.

7. Prendre une caisse avec du matériel dépassé.

Ici nous abordons le cas de figure où vous allez carrément acheter votre ordinateur auprès du fournisseur du système de caisse, ce qui sera le cas si vous n'avez pas du tout de matériel, et que vous partez sur du Windows par exemple.

Il m'arrive parfois d'avoir des prospects qui nous montrent les devis qui sont faits par des concurrents pour du matériel, et je vous garantis que ça fait vraiment peur. A lecture seule de la configuration proposée, on sait que l'ordi aura déjà du mal à ne serait-ce faire tourner Windows. Vous voyez ce genre de bécanes ultra lentes qui rament à mort, où quand on clique il se passe quelque chose seulement 5 minutes après ?! Bah c'est exactement ce qui vous attend avec ce genre de matériel...

Je sais que sur ce point ça ne va pas forcément être évident pour tout le monde de pas se faire avoir, puisqu'il faut s'y connaître un petit peu en informatique. Mais si possible essayez de demander à votre entourage quelqu'un qui s'y connaît un minimum. Présentez-lui la liste de ce que vous achetez et il vous dira si c'est viable ou pas, et si vous l'achetez au bon prix.

Ah oui pendant que j'y pense si vous avez juste un besoin simple c'est-à-dire équiper un magasin ou seulement quelques-uns, et qu'on commence à vous parler d'une installation complexe avec serveur, licences, station clients, etc... fuyez, tout simplement.

8. Se faire avoir par les offres morcelées.

Allez on passe maintenant à la dernière erreur à éviter de faire, celle-ci vous pourrez assez facilement la détecter.

En fait ce qui va se passer pendant votre quête de la caisse idéale, c'est que vous allez tomber sur certains logiciels de caisse avec leur offre totalement morcelée, sans forcément vous en rendre compte. C'est-à-dire qu'en gros pour l'offre que vous choisissez à un certain prix, vous n'avez malheureusement pas toutes les fonctionnalités que vous êtes en droit d'attendre d'un logiciel de caisse complet. Si vous vouliez par exemple la gestion du stock, raté ! Il fallait en fait prendre un module supplémentaire à x euros par mois... que vous n'aviez pas forcément compté initialement. Ha! Vous ne l'aviez pas vu venir celle-là !

Attention, parce que ça, c'est une pratique que je vois de plus en plus. Les éditeurs vous font des propositions à des prix planchers pour vous attirer, et en fait à l'utilisation, vous vous rendez compte que si vous voulez pouvoir exporter un chiffre d'affaires, avoir une gestion de stock ou une gestion client il faut à chaque fois rajouter des modules... et on s'éloigne petit à petit du prix que vous aviez espéré initialement.

Conclusion

Une personne avertie en vaut deux. Vous voilà prêt à esquiver les principaux pièges lorsque vous choisirez votre système de caisse.

Bien évidemment je ne peux m'empêcher de vous recommander Wanapos pour éviter tous ces tracas. C'est une application de caisse sur iPhone et iPad qui sera parfaite pour n'importe quelle boutique de vente au détail. C'est un tarif simple par boutique, il y a pas d'engagement (c'est très important comme nous l'avons vu), et encore une fois je vous recommande ni plus ni moins que de l'essayer. Si vous souhaitez qu'un membre de notre équipe vous accompagne gratuitement pour vous faire découvrir l'application vous pouvez réserver un créneau sur le calendrier.

Cela ne vous engage à rien, si ce n'est faire une belle découverte, d'un système moderne qui vous évitera chacun des points vus précédemment :

1. Choisir sa caisse seulement quelques jours avant l'ouverture : Là notre appli ne peut pas vous aider ! 😅
2. Choisir un système de caisse pas adaptée à son activité : Wanapos est une application spécialisée pour la vente au détail, donc tous les commerces de type prêt à porter, accessoires, concept store, bijoux, décoration, vape, sport, alcools, téléphonie etc... tous les commerces avec un besoin en gestion de stocks, codes-barres, fidélité etc...
3. Se tromper d'époque. Avec sa caisse sur iPhone et iPad, Wanapos est une application moderne résolument dans l'air du temps. Vous allez adorer son côté simple et intuitif, tout en étant très complète.
4. Ne pas essayer son logiciel de caisse avant de souscrire. Vous pouvez essayer Wanapos, prenez le temps de bien découvrir l'application, et tester au maximum, on peut même vous guider pour cela.
5. Ne pas s'engager. Aucun souci, Wanapos est sans engagement ! Nous misons simplement sur le fait que l'application vous apporte satisfaction.
6. Ne pas tester le service client avant de se lancer. Prenez-nous aux mots, et essayez notre service client même pendant votre essai !
7. Prendre une caisse avec du matériel dépassé. Aucun risque de vous tromper avec les produits d'Apple. Que ce soit iPad ou iPhone, vous êtes certain d'avoir un matériel à la pointe, dont l'efficacité à fait ses preuves, fait pour durer.
8. Se faire avoir par les offres morcelées. Vous ne pouvez pas vous tromper. Au niveau de l'application en elle-même tout est inclu, au tarif simple et clair de 49,00€ ht/mois. Les modules sont vraiment à part, et ne concernent pas les fonctionnalités essentielles principales de l'application.