Importer vos ventes Wanapos dans Pennylane : le guide pas à pas

Téléchargez vos ventes au format Pennylane depuis Wanapos et importez-les en quelques clics, sans ressaisie. Le guide complet, étape par étape.

Maxime DURAND

27 oct. 2026 • 5 min de lecture

Votre expert-comptable utilise Pennylane ? Wanapos vous permet désormais de lui fournir vos ventes sous forme d'écritures comptables, prêtes à être importées en quelques clics, sans aucune ressaisie.

Dans la plupart des cas, vous n'avez qu'une chose à faire : télécharger le fichier depuis Wanapos et l'envoyer à votre comptable, qui se chargera de l'importer. La seconde partie de ce guide s'adresse à ceux qui font l'import eux-mêmes, ou à votre comptable si vous souhaitez lui transmettre cet article.

Ce guide vous montre comment télécharger le fichier depuis Wanapos, puis comment l'importer dans Pennylane. Comptez une dizaine de minutes la première fois, et quelques minutes seulement les mois suivants.

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Cet export ne remplace pas vos fichiers habituels : le rapport officiel et la clôture mensuelle restent disponibles, exactement comme avant. Si votre comptable est satisfait des fichiers que vous lui envoyez aujourd'hui, rien ne vous oblige à changer. Le plus simple est de lui poser la question.

Avant de commencer

Le fichier se télécharge mois par mois et magasin par magasin. Il est disponible une fois le mois terminé et toutes ses journées clôturées : c'est ce qui garantit que les chiffres transmis à votre comptable ne bougeront plus.

Étape 1 : télécharger le fichier depuis Wanapos

Ouvrez le menu Rapport officiel, sur l'application ou sur votre espace web (menu Stats > Rapport officiel). Choisissez le magasin et le mois, puis cliquez sur le bouton Export comptable.

Bouton Export comptable dans le rapport officiel de Wanapos — Le bouton Export comptable, dans le rapport officiel

L'écran de l'export comptable affiche les écritures de chaque journée de vente. Dans Format du fichier, choisissez Pennylane, puis cliquez sur Télécharger pour Pennylane.

Écran de l'export comptable Wanapos, format Pennylane — Choisissez le format Pennylane, puis téléchargez le fichier

Le contrôle Équilibré vous confirme que chaque journée est prête à être importée. La petite pastille « i » à côté du total explique pourquoi ce total peut être un peu plus élevé que votre chiffre d'affaires : il comprend aussi les cartes cadeaux vendues et les avoirs créés, qui ne sont pas du chiffre d'affaires mais doivent être enregistrés en comptabilité.

Facultatif : adapter les comptes à ceux de votre comptable

Wanapos propose par défaut les comptes du plan comptable général : ventes, TVA collectée, espèces, carte bancaire, chèques, cartes cadeaux, avoirs. Si votre comptable utilise d'autres numéros, cliquez sur Comptes et saisissez les siens. Ce réglage se fait une seule fois par magasin.

Réglage des comptes comptables dans Wanapos — Les comptes proposés peuvent être remplacés par ceux de votre comptable

Vous vendez aussi des services, ou des produits que vous fabriquez vous-même ? Dans la même fenêtre Comptes, l'onglet Nature des ventes vous permet d'indiquer les catégories concernées. Leurs ventes partiront automatiquement sur les bons comptes : prestations de services (706) ou production vendue (701). Sans réglage, toutes vos ventes restent des ventes de marchandises (707).

Les sous-catégories suivent leur catégorie parente : il suffit en général de régler la catégorie principale. Ce réglage est commun à tous vos magasins.

C'est la catégorie actuelle d'un produit qui détermine la nature de ses ventes. Faites donc ce réglage une fois pour toutes, et évitez de déplacer un produit d'une catégorie à une autre en cours d'année.

Nature des ventes par catégorie dans Wanapos — La nature des ventes se règle catégorie par catégorie

En cas de doute sur ces réglages, votre expert-comptable saura vous répondre en quelques secondes.

Étape 2 : importer le fichier dans Pennylane

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Cette étape est généralement réalisée par votre comptable. Si c'est le cas, envoyez-lui simplement le fichier téléchargé : votre part s'arrête là. Les explications ci-dessous s'adressent à ceux qui gèrent eux-mêmes l'import dans Pennylane.

1. Dans Pennylane, passez en mode Comptabilité (en haut à gauche), ouvrez le menu Saisie, puis cliquez sur Imports.

Menu Saisie puis Imports dans Pennylane — Menu Saisie, puis Imports

2. Cliquez sur Importer un fichier, puis choisissez Écritures.

Importer un fichier, choix Écritures, dans Pennylane — Importer un fichier, puis Écritures

3. Cliquez sur Ajouter un fichier et sélectionnez le fichier téléchargé depuis Wanapos.

Ajout du fichier dans Pennylane — Ajoutez le fichier téléchargé depuis Wanapos

4. Désactivez l'option Convertir les écritures de ventes et d'achats en factures. Inutile de choisir un modèle. Cliquez ensuite sur Commencer l'import.

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Point important : l'option de conversion en factures est activée par défaut. Pensez à la désactiver : une journée de caisse s'importe comme une écriture comptable, pas comme une facture.

Fichier ajouté et option de conversion désactivée dans Pennylane — L'option de conversion en factures doit être désactivée

5. Pennylane compare votre fichier à son modèle. Toutes les colonnes sont reconnues automatiquement, vous n'avez rien à associer. Cliquez sur Étape suivante.

Comparaison au modèle Pennylane — Les colonnes du fichier Wanapos sont reconnues automatiquement

6. Pennylane vérifie les données et doit afficher Aucune erreur trouvée. Cliquez sur Finaliser l'import.

Vérification des données sans erreur dans Pennylane — Aucune erreur trouvée : vous pouvez finaliser

7. Pennylane vous propose d'enregistrer un modèle d'import. Ce n'est pas nécessaire, puisque le fichier Wanapos est déjà au bon format : cliquez sur Continuer sans sauvegarder.

Fenêtre d'enregistrement du modèle dans Pennylane — Continuez sans sauvegarder de modèle

8. C'est terminé. Le fichier apparaît dans l'historique des imports avec le statut Importé.

Historique des imports dans Pennylane — Le fichier est importé

9. Vos ventes sont désormais dans le journal de vente (VT) : une écriture par journée, avec le chiffre d'affaires, la TVA et les encaissements par moyen de paiement.

Journal de vente dans Pennylane après import — Les écritures dans le journal de vente

Un mois ne s'importe qu'une seule fois

❗

Si le fichier d'un même mois et d'un même magasin est importé deux fois, vos ventes seront comptées deux fois chez votre comptable. En cas de doute, consultez l'historique des imports dans Pennylane (menu Saisie > Imports) : tous les fichiers déjà importés y sont listés. Si un doublon s'est glissé, prévenez votre comptable, qui le supprimera.

En résumé

Chaque mois, une fois le mois terminé et clôturé :

dans Wanapos : Rapport officiel > Export comptable > format Pennylane > Télécharger ;
dans Pennylane (pour la personne qui réalise l'import) : Saisie > Imports > Importer un fichier > Écritures, sans oublier de désactiver la conversion en factures.

Une question ? L'assistant intégré à l'application et notre équipe, à l'adresse contact@wanapos.com, sont là pour vous aider.